Екатерина Ньюман, Q1 Group: Самые распространенные ошибки в fit-out офиса

В условиях кадрового дефицита компании активно ищут способы привлечения квалифицированных специалистов. Одним из таких инструментов становится привлекательный офис, что делает услугу профессионального fit-out “с нуля” или реновации офиса всё более востребованной. Партнер компании Q1 Group Екатерина Ньюман подготовила гайд, объясняющий, почему при перепланировке офисного пространства нельзя исходить только из расчета квадратных метров, и как IT-специалисты влияют на проектирование рабочих зон.

Фокус  на реальные потребности 

Первое, что стоит сделать на старте организации офисного пространства, - отойти от привычного подхода "сколько стоит квадратный метр". Зачастую при разработке проектов не учитываются реальные сценарии работы будущих сотрудников и потенциальное развитие компании. Это приводит к тому, что уже на этапе строительства выясняется: заказчик в будущем планирует расширение или изменение структуры бизнеса, но гибкие решения для таких трансформаций не были предусмотрены. 

Нередко встречается ситуация, когда создаются избыточные зоны отдыха, в то время как ощущается нехватка кабинетов или переговорных. Это особенно актуально сегодня, когда исследования подтверждают: длительное пребывание в открытых пространствах может снижать продуктивность. В таких условиях возрастает потребность в уединенных местах для звонков и сосредоточенной работы.

Еще одна дорогостоящая ошибка – создание кабинетов для руководителей, основанное лишь на представлении о роскоши и тишине. Однако, по факту, когда руководитель занимает свое новое рабочее место, его видение собственного кабинета может кардинально отличаться. Поэтому крайне желательно обсуждать и согласовывать подобные моменты с топ-менеджментом на самых ранних этапах планирования.

Полная картина

На этапе проектирования заказчики часто ориентируются на общую концепцию и визуализации, которые им представляют дизайнеры. При этом они видят идеальную картинку, которая не учитывает реальные инженерные системы. Например, на рендерах не отображаются вентиляционные решетки или другие необходимые элементы. Нужно донести до заказчика, что, помимо красивых отделочных решений, существуют инженерные системы, требующие монтажа. Эти элементы должны быть показаны на визуализации, чтобы заказчик имел полное представление о проекте.

Лишние усилия 

Зачастую заказчики хотят улучшить акустику помещения, используя войлочные панели и дополнительные акустические системы. При этом следует понимать, что даже при обильном использовании войлочных панелей на стенах, если звук проникает напрямую под радиаторами, никакие акустические решения не будут эффективны.

Недооценка IT-фактора

Одна из самых дорогих ошибок – это недооценка важности инженерных систем, особенно IT. Часто при проектировании все делается просто по стандартам и нормам, но без должного взаимодействия с IT-отделом заказчика. Даже если их привлекают, они не всегда понимают свою роль и подключаются слишком поздно. В итоге, когда работы закончены, выясняется, что нужны дополнительные роутеры или системы контроля доступа (СКУД), может элементарно не хватать мощности кабеля или розеток. Это приводит к необходимости вскрывать стены, полы, потолки для прокладки новых коммуникаций, что влечет за собой значительные расходы.

Ловушка офисных трендов

Нередко встречается ситуация, когда новое руководство стремится к "вау-эффекту", вдохновляясь примерами других офисов, но упускает из виду специфику своего бизнеса. Вместо того чтобы гнаться за внешней картинкой, лучше сосредоточиться на понимании возрастных особенностей коллектива и интересов команды, а также на специфике работы. Например, для штаб-квартиры Chery в Москве мы реализовали классические, но выверенные с точки зрения брендинга и стиля решения. В оформление была интегрирована автомобильная тема в паттернах и принтах, но общий стиль иллюстраций остался реалистичным, а выбранные оттенки помогают офису не превращаться в “игровую” зону, а сохранять деловую атмосферу. 

Скрытые затраты

Часто бывает так, что заказчики заезжают в офис, и кажется соглашаются с его финальным воплощением, но все же планируют внести какие-то небольшие “улучшения” уже в процессе жизни в нем. Однако, даже незначительные вмешательства в проект, как правило, повлекут за собой целый список дополнительных работ: потребуется адаптация систем пожарной безопасности, вентиляции, кондиционирования и освещения. Все это требует значительного времени на доработки, а офис продолжает функционировать во время этих работ. В результате сотрудники страдают от пыли, грязи и шума, ведь стройка есть стройка. Поэтому крайне важно уже на первом этапе тщательно продумать все все детали проекта и сроки реализации.

Вышеназванные ошибки встречаются в офисах любого размера и "возраста" – как в маленьких, так и в больших, как в старых, так и в новых. Главное правило их избежания при проектировании офисного пространства – изначально обсуждать все детали и помнить о приоритете гибкости пространства для бизнеса. Сегодня все меняется молниеносно, и завтра вашему офису могут понадобиться другие решения, возможность интеграции которых лучше предусмотреть заранее.